GDPR

KARLSHAMNS HUNDUNGDOM

Dataskyddsförordningen (GDPR)

 

Med anledning av att personuppgiftslagen (PUL) ersätts av dataskyddsförordnigen (GDPR) den 25 maj 2018 sker nu en förändring kring Karlshamns hundungdoms rutiner kring lagring av personuppgifter.Föreningar har under alla år på ett eller annat sätt behövt spara olika personuppgifter för att kunna bedriva verksamhet. Exempelvis i medlemsregister, vid tävlingar och vid anmälan till kurser och aktiviteter. I PUL, som i år ersätts av GDPR, var ideella föreningar undantagna i de regler som gällde kring lagring av personuppgifter. I nya GDPR är ideella föreningar inte längre undantagna från reglerna. Vi vill därför informera alla medlemmar och personer som på ett eller annat sätt är aktiva i klubben hur

vi hanterar personuppgifter.

 

Villkor för medlemskap och deltagande på aktiviteter i Karlshamns hundungdom

 

Som medlem i Karlshamns hundungdom och vid deltagande på klubbens aktiviteter godkänner du att Karlshamns hundungdom sparar och lagrar dina personuppgifter. Detta är nödvändigt för att klubben ska kunna vara verksam och anordna kurser och aktiviteter. Vid anmälan till olika kurser och aktiviteter kommer du behöva styrka att du har läst och tagit del av vår information kring Karlshamns hundungdoms lagring av personuppgifter. Enligt dataskyddsförordningen behöver Karlshamns hundungdom informera dig som medlem och deltagare på aktiviteter och kurser om att vi lagrar

dina personuppgifter.

 

Information om Karlshamns hundungdoms rutiner kring lagring av personuppgifter vid medlemskap, aktiviteter, kurser och tävlingar.

 

  • Varför/i vilket syfte lagrar vi personuppgifter?

 

I samband med Karlshamns hundungdoms aktiviteter, tex kurser, tävlingar, möten osv, registreras vilka som varit närvarande. I de flesta fall fyller du själv i dina personuppgifter som vi efterfrågar via olika typer av

anmälningsformulär. Insamlingen av personuppgifter kan även ske på andra sätt. De uppgifter som du lämnar eller som vi efterfrågar är de uppgifter som lagras. Dessa uppgifter lagrar vi delvis för att registrera medlemmarnas deltagande på klubbens olika aktiviteter. Lagring av personuppgifterna sker även för att klubben ska kunna söka olika typer av bidrag för de aktiviteter som vi har möjlighet att söka. I dessa ansökningar behöver Karlshamns hundungdom kunna redogöra för när och vilka som har deltagit på våra olika aktiviteter. Vi använder informationen som lagras om vi behöver komma i kontakt med någon eller flera medlemmar i olika sammanhang. Vissa av klubbmedlemmarnas deltagande på och resultat från tävlingar anordnade av Karlshamns hundungdom eller annan klubb/organisation lägger vi vid vissa tillfällen upp på våran hemsida, ibland tillsammans med en presentationstext och bild. Exempel när detta brukar ske är efter

klubbmästerskapen och vid deltagande på mästerskap. Vid olika typer av möten sparas även vissa uppgifter i olika typer av dokument. Exempel på uppgifter som lagras i dokument kan vara protokoll och verksamhetsberättelsen från årsmöten.

 

  • När lagrar vi personuppgifter?

 

Karlshamns hundungdom lagrar personuppgifter i samband med våra olika aktiviteter, kurser i medlemsregister och vid tävlingar. Lagringen sker oftast i form av anmälningsformulär, tex i digitalt eller i fysisk form, som vanligtvis du fyller i. Det kan även ske när vi efterfrågar saknade uppgifter vid en aktivitet. När du lämnar personuppgifter till oss får du godkänna att vi lagrar uppgifterna.

 

  • Vilka personuppgifter lagrar vi?

 

De uppgifter som lagras är de som vi efterfrågar i anknytning till våra aktiviteter, kurser, tävlingar eller registrering av medlemskap. Oftast fyller du själv i de uppgifter som vi behöver för vårt syfte av lagringen av personuppgifter (se ovan). Ibland noterar vi dina lämnade uppgifter i fysisk eller digital form. De uppgifter som vi samlar in är de uppgifter som vi lagrar.

 

  • På vilket sätt lagrar vi personuppgifter & vilka har tillgång till den

lagrade informationen?

 

Vi lagrar vårt material på U-SB men även i fysisk pappersdokumentation. De lagrade uppgifterna nås endast av klubbens styrelse, instruktörer, tävlingsarrangörer, aktivitetsarrangörer och sektionsansvariga. Vid sökande av bidrag anges endast de uppgifter som krävs vid ansökan. Mottagaren av bidragsansökan får då även tillgång till de begränsade uppgifterna som gäller för aktuell ansökan. Uppgifter som inte behöver delges vid bidragsansökningar och lämnas till bidragsmottagaren används endast av klubbens styrelse, instruktörer, tävlingsarrangörer, aktivitetsarrangörer och

sektionsansvariga för att kontrollera att kriterierna vid bidragsansökningarna ska vara uppfyllda. Tävlingsresultat rapporteras till de organisatörer som krävs för att resultatet ska registreras på rätt sätt. Sparande av tävlingsresultat sker även i klubben och används som referens vid oklarheter eller felaktiga uppgifter i resultatregistreringen.

 

  • Hur länge lagrar vi personuppgifter?

 

Vi är framför allt styrda av regler kring bidragsansökning och genomförande av officiella tävlingar vad gäller tiden vi lagrar uppgifterna. Hur länge vi sparar uppgifterna ser därför olika ut.

 

  • Revidering av denna text

Vid olika förändringar som rör och påverkar Karlshamns hundungdom och klubbens verksamhet kan denna text behövas revideras. Klubben och dess verksamhet påverkas tex av lagar, stadgar, regler och beslut. När

förändringar sker som medför att Karlshamns hundungdom behöver anpassa klubbens hanterande och rutiner kring lagring av personuppgifter kan även denna text behöva viss revidering. Om revidering av denna text behöver göras meddelas detta i anknytning till texten.